Desde atentados terroristas como el 9-11 hasta la pandemia de coronavirus, el mundo parece vivir al borde de desastres. Las empresas lo saben. Y es por eso que muchas, a lo
largo del globo, se han garantizado sus propios bunkers secretos; lugares donde mudarse cuando llegue lo peor. Algunas personas les dicen “oficinas fantasmas”.
En un larga nota sobre vida laboral, el sitio de la BBC dedica una extensa descripción de estas oficinas. Asegura que son edificios generalmente ubicados en suburbios y ubicaciones seguras. Ocultos en silencio, esperan durante años y años la necesidad de ser utilizados. Uno puede pasar por al lado sin notarlos ni prestarles atención. Resguardados detrás de alguna valla alta, vigilados por cámaras de seguridad, en general tienen poca o ninguna señalización.
Adentro, destaca el artículo de la BBC, hay filas y filas de escritorios que solo esperan ser utilizados en caso de un desastre, un lugar seguro para escapar si la oficina normal es inaccesible o incluso destruida.
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Ataques terroristas. Desastres naturales. Y sí, pandemias. Estos son solo algunos de los eventos que podrían hacer que una empresa abandone abruptamente su edificio habitual y reubique al personal en una oficina de respaldo, también conocida como un sitio de “recuperación ante desastres” o “continuidad del negocio”, dice la nota.
Y asegura que ante la actual crisis de Covid-19, las empresas, incluidos los grandes bancos, han estado activando rápidamente dichos planes de contingencia.
La idea es que, si el virus llega a la oficina principal de una empresa, el personal de la instalación de respaldo podrá seguir haciendo su trabajo. Es una alternativa al ya célebre y globalizado “home office”, que no es posible para todos los empleados, incluidos aquellos que se ocupan de información comercialmente sensible, explica la nota.
Algunas compañías incluso llegan a tener sus “oficinas fantasma” con nombres en los escritorios, para que los empelados al llegar ya sepan cuál es su lugar.
Según la nota de la BBC, firmada por el periodista Chris Baraniuk, las computadoras, los teléfonos y el software empresarial también se mantienen listos en algunos lugares.
No son edificios comunes. Todo, en estos sitios, está hecho para enfrentar una calamidad. Estas “sedes ocultas” están cercadas por seguridad estricta. O son construidas para resistir huracanes o terremotos.
Claro que no todas las empresas pueden permitirse el lujo de tener un clon de sí mismas super reforzado a su disposición, de inmediato. Pero las oficinas de respaldo pueden resultar cruciales para la sobrevivencia y la seguridad de ciertas compañías cada vez que se produce una crisis.
A menudo, las situaciones disruptivas solo duran unos pocos días o semanas. Pero dado que el coronavirus podría durar hasta 2021, las empresas pueden confiar en las oficinas de respaldo mucho más tiempo que nunca.
Pero ¿quiénes se encargan de construir estas “oficinas secretas”? Obviamente es un negocio. Y hay una empresa que se encarga de ofrecérselas a las grandes firmas. Se trata de Sungard Availability Services, una compañía que proporciona oficinas y tecnología de respaldo a otras.
“Tenemos clientes en todas las regiones que utilizan nuestras instalaciones; eso nunca ha sucedido antes. Este es el primer evento global que estamos gestionando “, dice a la BBC Patrick Morley, vicepresidente de gestión global de productos en Sungard Availability Services.
Sungard tiene alrededor de 60 oficinas de respaldo en nueve países, incluidos el Reino Unido, los Estados Unidos y la India. Varios de estos edificios se encuentran en el Reino Unido, incluido un puñado en Londres.
Según la BBC, las empresas generalmente alquilan una cierta cantidad de escritorios en un sitio de recuperación de desastres. Es posible que compartan ese espacio con otras empresas, pero los clientes VIP tienen acceso a espacios que se mantienen en espera únicamente para ellos.
Aunque los nombres de los clientes son confidenciales, las agencias de servicios financieros y los bancos son las empresas más propensas a tener oficinas de respaldo.
Pero también se sabe que las empresas de seguros, servicios públicos, Petroquímicas o bienes raíces tienen instalaciones similares. Por razones de seguridad, las empresas generalmente no divulgan las ubicaciones o las características de los sitios de recuperación ante desastres a los que tienen acceso.
Dada la contingencia actual, las oficinas fantasmas de Sungard no escapan a las recomendaciones seguidas en todo el planeta.
De acuerdo a la BBC, Sungard puso un montón de alcohol en gel en sus edificios. Y hay carteles que recuerdan a los empleados que se laven las manos. La empresa también cuenta con personal de limpieza en espera para realizar limpiezas profundas cuando sea necesario, de día o de noche.
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